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たこちー流!大人数を相手にするオンライン会議スキーム

たこちー流!大人数を相手にするオンライン会議スキーム

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はじめに


はじめまして! プラットフォーム事業本部 他事業コンサルグループ(通称:たこちー)の若林です!
普段はDMMの新規サービス立ち上げ時にプラットフォーム機能(認証機能、決済機能等の共通機能)の導入支援を行ったり、リリース後にサービスが軌道に乗るまでの改善提案業務などをしています。
それ以外にも大規模案件のプロジェクトマネジメントやプラットフォーム機能の利用促進のために、大人数相手の説明会や利用方法の講義等も行なっています。

今回は、そのような大人数を相手にした会議を行う際の悩みとその解決方法についてお話したいと思います。
なお、チームの詳しい業務紹介やチーム名の由来については以下をご参考ください。 inside.dmm.com

実はこんなことで悩んでいました!


ステークホルダが多いことによる悩み

DMMには多種多様なサービスがあり、部署も別れていることから、会議を行うにしても『開催日程の調整』に時間がかかっていました。
具体的には以下の小さな課題が積み重なり、総合的に時間を浪費してしまうことが多くありました。

  • ステークホルダ全員の空いている時間がほぼない。
  • 時間が確保できても会議室が空いてない。
  • 上記の理由から、人と施設が一番マッチしそうな時間を確保するために個別調整をする必要がある。
    例)この予定ずらせませんか? 会議室取り替えてもらえませんか?

また、開催できたとしても、参加者が多いことで十分な意見の抽出がしにくいという課題もありました。

拠点が離れていることによる悩み

DMMは東京だけでなく、複数の拠点に開発部隊がいます。
通常、複数の拠点で会議を行う際は、会議室に設置してある機器を利用し、TV会議で進行します。
ただ、この会議形式だと、参加人数が多い拠点の人々が会話の中心となってしまい、参加人数少ない拠点からは会話に参加しにくい傾向がありました。

辿り着いたのは「個人参加型オンライン会議」でした。


「個人参加型オンライン会議」といっても特別なものではなく、「Google Hangouts」を利用したオンライン会議です。
他のツールも検討しましたが、最終的な決め手になったのは同時接続が可能な数の多さ(弊社の場合だと最大50名)でした。
TV会議ではなく、「Google Hangouts」で実施することによって前述の悩みの解決に加え、以下のようなメリットが生まれました。

個人参加型オンライン会議導入のメリット

  • 会議室がいらない。
  • 会議室を確保する必要がない。
  • 自席からわざわざ会議室に移動する必要がない。
  • 参加が個人単位になるため、拠点に偏らないコミュニケーションが取れる。
  • チャットで質問できる。
  • 進行を遮断せずに質問できる。
  • 文字に起こすことで質問そのものが洗練された質問になる。
  • はずかしくない(発言するのが苦手な人向け)。
  • 途中退室しやすい。

さらに、たこちー流の工夫を加えてみました。


(1)開催日程は調整しない

具体的には「候補日を勝手に3日ほどピックアップし、参加者は候補日3日のうち任意の日に参加していただく」方法に変えました(ちなみに、DMMはGoogleカレンダーを利用しています)。
また、Google Formsにscriptを仕込み、参加する際には送信ボタンを押下するだけでGoogleカレンダーに自動的に反映されるという工夫も取り入れました。

画像

// eventIdにスケジュールのIDを設定してください
var eventId = "abcdefghijklmnABCDEFGHIJKLMN01234567890"

// Send Confirmation Email with Google Forms
function Initialize() {
  // validation
  var event = getEvent(eventId)
  if (event == null) {
    throw new Error("event not found")
  }

  // remove triggers
  var triggers = ScriptApp.getProjectTriggers();
  for (var i in triggers) {
    ScriptApp.deleteTrigger(triggers[i]);
  }

  // regist trigger
  ScriptApp.newTrigger("formSubmit")
  .forForm(FormApp.getActiveForm())
  .onFormSubmit()
  .create();
}

// Get event from id
function getEvent(id) {
  var decodedId = Utilities.newBlob(Utilities.base64Decode(id)).getDataAsString().split(' ').shift()
  var event = CalendarApp.getDefaultCalendar().getEventById(decodedId)
  return event
}

// Form submit event
function formSubmit(e) {
  var event = getEvent(eventId)
  if (event == null) {
    throw new Error("event not found")
  }
  event.addGuest(e.response.getRespondentEmail())
}

(2)「会議参加時の心得」を用意する

会議参加時の心得

  • 周りの音声を拾って話しが聞きづらくなる場合もありますので、入室後マイクはオフにしてください
  • ネットワーク回線が混雑して通信が遮断してしまう場合がありますので、カメラもオフにしてください
  • 画面共有を行い資料の説明をしますので、手元のPCでご覧ください
  • Hangoutsの音声確認をしますが、もし聞こえないなどトラブルがあった場合でも会議は継続します
  • 質疑応答時はマイクをオンにしてお名前を名乗っていただくか、またはチャットで発言をお願いします

参加方法

  • 時間になりましたらGoogleカレンダーにあるHangouts Meetsのリンクをクリックしてください。
f:id:dmminside:20191210111458j:plainf:id:dmminside:20191210111501j:plain

(3)話し手はカメラをオンにして顔が見えるようにする

本当は参加者全員のカメラをオンにして顔が見えるようにしたいのですが、ネットワーク回線の混雑により通信が遮断してしまうことが多かったため、せめてどこの誰が話をしているのかをわかるようするため、話し手だけはカメラをオンにしています。

(4)話し手以外に必ずフォロー担当を用意する

話をしながらチャットのログを確認して議事録を取るのは大変です。
それぞれの役割に集中するため、たこちーでは必ず1人以上のメンバーがフォローに回ります。

画像

役割 やること
話し手 ・ 会議を滞りなく進行する。
フォロー担当 ・ チャットを確認し、質問に適宜回答する。
・ または質疑応答時に効率的に進行できるよう質問を深掘りし、纏めておく。

まとめ


たこちー流! 大人数を相手にするオンライン会議スキーム

  1. 開催日程は調整せず、複数の候補日から選択してもらう。
  2. 事前に「会議参加時の心得」を用意しておく。
  3. 話し手はカメラをオンにして顔が見えるようにする。
  4. 会議には話し手以外に必ずフォロー担当を用意する。
    ・話し手は会議を滞りなく進行することに徹する。
    ・フォロー担当者はチャットを確認し、質問に適宜回答する。または質疑応答時に効率的に進行できるよう質問を深掘りし、纏めておく。

最後に


今回は大人数を相手にする会議における私たちなりの解決方法についてお話しました。
もし、同様の悩みがございましたら本スキームを参考にしていただけたら幸いです。
引き続き、業務の改善があれば内容の大小に関わらず、記事を書いていこうと思います。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。 dmm-corp.com